Większość gabinetów zna swój koszt pozyskania klienta co do złotówki, ale nie potrafi odpowiedzieć na prostsze pytanie: ile kosztował preparat zużyty podczas ostatniego zabiegu. To nie jest drobiazg księgowy. W praktykach opartych na iniekcjach koszty zmienne, czyli przede wszystkim preparaty i materiały jednorazowe, pochłaniają od 40 do 50 procent przychodu. Jeśli tej pozycji nie mierzysz, nie zarządzasz połową własnego rachunku wyników.
Problem rośnie razem z rynkiem. Polski segment iniekcji estetycznych wyceniono na 17,63 mln USD w 2024 roku, a prognoza na 2033 rok to 40,53 mln USD przy średniorocznym tempie wzrostu 9,69 procent. Większy wolumen zabiegów to większy magazyn, a magazyn prowadzony na oko skaluje straty równie sprawnie jak przychody.
Strata, której nie widać na fakturze
Faktura od dystrybutora pokazuje, ile preparatu kupiłaś. Nie pokazuje, ile z niego trafiło do pacjenta. Różnica ma cztery źródła i każde z nich da się policzyć.
Resztka w fiolce. Pomiar opublikowany w Journal of Clinical and Aesthetic Dermatology wykazał, że standardowe pobranie toksyny przez korek fiolki zostawia średnio 5,08 jednostki ze stu, czyli około pięciu procent produktu. Autor, zużywając 615 fiolek rocznie jako pojedynczy iniektor, policzył roczną stratę na 15 621 USD. To produkt, za który zapłaciłaś, którego nie sprzedasz i którego nie zobaczysz w żadnym raporcie.
Przeterminowanie. W medycynie estetycznej przepada na nim od 8 do 10 procent wydatku na materiały. W praktykach stomatologicznych, prowadzonych zwykle z podobną dyscypliną zakupową, odpis wynosi od 3 do 7 procent rocznej wartości zaopatrzenia.
Zamówienia awaryjne. Brak preparatu na dziś oznacza dostawę ekspresową, a ta kosztuje od 25 do 40 procent więcej niż zamówienie planowe. Płacisz narzut za własny brak przewidywania.
Koszt utrzymania zapasu. Kapitał zamrożony w szafce też kosztuje. Instytut Supply Management szacuje pełny koszt utrzymania zapasu na 20 do 25 procent jego wartości rocznie, czyli mniej więcej 2 procent miesięcznie.
Trzy liczby, które opisują magazyn
Nie potrzebujesz systemu klasy szpitalnej. Potrzebujesz trzech wskaźników liczonych raz w miesiącu.
1. Koszt preparatu na zabieg (KPZ). Nie dziel ceny fiolki przez liczbę jednostek na etykiecie. Podziel ją przez liczbę jednostek faktycznie rozliczonych z tej fiolki. Różnica między tymi dwiema liczbami to twoja resztka. Jeśli fiolka za 1 200 zł deklaruje 100 jednostek, a rozliczasz 95, twój realny koszt jednostki to 12,63 zł, a nie 12,00 zł.
2. Rotacja zapasu. Roczny koszt zużytych materiałów podzielony przez średnią wartość magazynu. Praktyki przeciętne osiągają 4 do 6 obrotów rocznie, najlepsze od 8 do 12. Niska rotacja nie oznacza bezpieczeństwa, oznacza gotówkę leżącą na półce i zbliżające się daty ważności.
3. Wskaźnik odpisu. Wartość produktów spisanych w miesiącu podzielona przez wartość produktów zużytych. Jeżeli przekracza 5 procent, masz problem z planowaniem zakupów, a nie z dostawcą.
Ile to jest w złotówkach
Przykład liczony na stawkach z powyższych źródeł, dla gabinetu wydającego 120 000 zł rocznie na preparaty i materiały, ze średnim stanem magazynu 25 000 zł.
| Źródło straty | Założenie | Kwota rocznie |
|---|---|---|
| Resztka w fiolkach | 5% wartości preparatów | 6 000 zł |
| Przeterminowanie | 8% wydatku na materiały | 9 600 zł |
| Zamówienia awaryjne | 10% wolumenu z narzutem 30% | 3 600 zł |
| Utrzymanie zapasu | 22% średniego stanu magazynu | 5 500 zł |
| Razem | 24 700 zł |
To około 20 procent całego budżetu materiałowego. Systematyczna kontrola zapasu pozwala odzyskać 70 do 80 procent tej kwoty, czyli w tym przykładzie od 17 300 do 19 800 zł rocznie. Dla porównania, dobrze prowadzony gabinet zabiegowy pracuje na rentowności operacyjnej rzędu 27 procent, więc odzyskanie tych pieniędzy odpowiada przychodowi rzędu 65 000 zł, którego nie musisz wypracować.
Formuła zamówienia, którą można wpisać do arkusza
Zamiast zamawiać wtedy, gdy półka wygląda pusto, ustaw dla każdego indeksu punkt zamówienia:
Punkt zamówienia = (średnie zużycie dzienne x czas dostawy w dniach) + zapas bezpieczeństwa
gdzie zapas bezpieczeństwa = średnie zużycie dzienne x czas dostawy x 0,5.
Praktycznie: jeśli zużywasz 2 fiolki dziennie, a dostawa trwa 5 dni, punkt zamówienia wynosi (2 x 5) + 5 = 15 fiolek. Gdy stan spadnie do 15, składasz zamówienie. Mnożnik 0,5 podnieś do 1,0 dla preparatów o nieregularnym popycie i obniż do 0,25 dla tych, które dostawca ma zawsze na stanie.
Drugi warunek: punkt zamówienia nigdy nie może przekroczyć ilości, którą zużyjesz przed datą ważności. Jeżeli formuła każe trzymać 15 fiolek, a zużywasz 2 dziennie przy terminie ważności 30 dni, limit to 60 fiolek i wszystko jest w porządku. Przy preparacie zużywanym raz w tygodniu i ważnym miesiąc limit wynosi 4 i to on wygrywa z formułą.
Macierz: co trzymać głęboko, a co cienko
| Popyt stabilny | Popyt nieregularny | |
|---|---|---|
| Długi termin ważności | Zapas głęboki, zamawiaj rzadko i hurtowo | Zapas średni, negocjuj cenę za wolumen roczny |
| Krótki termin ważności | Zapas cienki, zamawiaj często w stałym cyklu | Zapas minimalny, zamawiaj pod potwierdzoną wizytę |
Prawy dolny róg tej macierzy to miejsce, w którym powstaje większość odpisów. Preparaty rzadko używane i szybko tracące ważność powinny być kupowane dopiero po wpisaniu pacjenta do kalendarza, a nie utrzymywane na wszelki wypadek.
FEFO zamiast FIFO i obowiązek, o którym się zapomina
W gabinecie nie obowiązuje zasada pierwsze weszło, pierwsze wyszło, tylko pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi. Dostawa nowsza może mieć krótszą datę niż ta z magazynu. Sortuj półkę po dacie ważności, nie po dacie dostawy, i oznaczaj każdą partię widocznym terminem.
Do tego dochodzi wymóg regulacyjny. Wypełniacze są objęte Załącznikiem XVI rozporządzenia MDR 2017/745, co oznacza obowiązek przechowywania numeru UDI wszczepionego wyrobu i wydania pacjentowi karty implantu. Ewidencja partii przestaje być kwestią porządku i staje się kwestią zgodności. Jeżeli i tak musisz zapisywać numer serii przy każdym zabiegu, ten sam zapis może zasilać twój magazyn.
Wdrożenie w 30 dni
- Dni 1-3. Spis z natury. Każdy indeks, ilość, numer serii, data ważności, cena zakupu. To twoja wartość bazowa magazynu.
- Dni 4-7. Policz KPZ dla pięciu najdroższych preparatów. Porównaj jednostki z etykiety z jednostkami rozliczonymi w kartach zabiegowych za ostatni kwartał.
- Dni 8-14. Ustaw punkt zamówienia dla każdego indeksu według formuły i skonfrontuj go z limitem daty ważności.
- Dni 15-21. Wprowadź zapis numeru serii przy każdym zabiegu, w tym samym miejscu, w którym rejestrujesz wizytę. Jeden krok, nie dwa systemy.
- Dni 22-30. Pierwszy raport miesięczny: rotacja, wskaźnik odpisu, lista partii z terminem krótszym niż 60 dni.
Od drugiego miesiąca ten raport zajmuje kwadrans, a lista krótkich terminów staje się podstawą do zaplanowania promocji zamiast odpisu.
FAQ
Czy przy dwóch gabinetach potrzebuję osobnego systemu magazynowego?
Nie od razu. Do momentu, w którym liczba indeksów nie przekracza kilkudziesięciu, arkusz z punktem zamówienia i datą ważności wystarczy. Problem pojawia się, gdy preparaty wędrują między lokalizacjami, bo wtedy ewidencja rozjeżdża się w ciągu tygodni i potrzebny jest wspólny stan magazynowy powiązany z kalendarzem zabiegów.
Jak często robić spis z natury?
Pełny spis raz na kwartał, a co miesiąc spis wyrywkowy dziesięciu najdroższych indeksów. Miesięczna kontrola tych pozycji wychwytuje większość rozbieżności wartościowych przy minimalnym nakładzie pracy.
Czy resztkę z fiolki można doliczyć do ceny zabiegu?
Nie trzeba jej doliczać osobno. Trzeba ją uwzględnić w koszcie jednostki przy ustalaniu ceny. Jeżeli liczysz marżę na podstawie jednostek z etykiety, a nie z rzeczywistego rozliczenia, twoja marża jest o kilka procent niższa, niż pokazuje arkusz.
Co zrobić z partią, której termin kończy się za miesiąc?
Zaplanuj ją, nie przeceniaj w panice. Lista partii z krótkim terminem powinna trafiać do osoby układającej grafik, żeby przypisać je do konkretnych, już umówionych wizyt. Odpis to ostateczność, a nie domyślne zakończenie cyklu życia produktu.
Czy niska rotacja zapasu jest bezpieczna?
Nie. Niska rotacja oznacza, że gotówka leży na półce i starzeje się razem z produktem. Bezpieczeństwo daje krótki i przewidywalny czas dostawy plus poprawnie ustawiony punkt zamówienia, a nie wysoki stan magazynowy.
Na koniec
Magazyn jest jedynym miejscem w gabinecie, gdzie da się poprawić wynik finansowy bez podnoszenia cen i bez pozyskiwania ani jednego nowego pacjenta. Warunek jest jeden: numer serii, data ważności i zużycie muszą być zapisywane w tym samym miejscu, w którym rejestrujesz zabieg. Moduł magazynowy w Palyri jest wpięty w kartę zabiegu właśnie po to, żeby ten zapis powstawał raz i sam zasilał rotację, wskaźnik odpisu i listę kończących się terminów.
Źródła
Chcesz wdrożyć to w swojej klinice?
Umów bezpłatne demo Palyri. Pokażemy jak działa na danych Twojej kliniki.
Umów demo przez WhatsAppPaulina Zielińska
Konsultant w branży beauty
Ponad 4 lata doświadczenia w branży beauty: najpierw od środka jako manager kliniki, teraz jako niezależny konsultant. Wdrożyła systemy automatyzacji sprzedaży i CRM w kilkudziesięciu klinikach estetycznych w Polsce.